沪公协（2013）第39号

关于印发《上海市公证员

助理管理办法（试行）》的通知

 

各公证处：

《上海市公证员助理管理办法（试行）》经协会四届第八次理事会审议通过，现印发给你们。请各公证处结合实际，认真贯彻落实。

特此通知。

 

 

2013年10月10日

 

送：市司法局公管处

 

 

 

 

 

 

 

 

 

上海市公证员助理管理办法（试行）

（2013年9月27日上海市公证协会四届第八次理事会审议通过）

 

第一条 为加强对公证员助理的管理，规范公证员助理的行为，严格依法办理公证事务，根据有关规定，结合本市公证行业的实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所指公证员助理是指符合本办法的条件，与公证机构建立用工关系，经上海市公证协会（以下简称“协会”）核发证件，协助公证员开展公证业务的工作人员。

第三条 公证员助理的基本条件：

（一）具有中华人民共和国国籍；

（二）遵纪守法，品行良好；

（三）与公证机构建立用工关系；

（四）大学专科以上学历。

第四条 各公证机构可根据业务的实际需要，合理配备公证员助理。

第五条 公证员助理不得有下列行为：

（一）以公证员的名义独立承办公证事项或办理应当由公证员亲自办理的公证事务；

（二）在公证员不在场的情况下，就下列公证事项单独见证当事人在被证明的文书上签名（或捺印或盖章）的行为：

1、  赠与、受赠；

2、  遗嘱；

（三）泄露在工作中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私；

（四）私自收取公证费或索取、收受当事人的财物；

（五）毁损、篡改公证文书或公证档案；

（六）侵占、盗窃公证专用物品；

（七）为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证；

（八）法律、法规、国务院司法行政部门和行业协会规定禁止的其他行为。

第六条 公证员助理实行持证上岗制度。协会统一制作《公证员助理工作证》，并负责核发和管理。

自《公证员助理工作证》核发之日起，公证员助理在公证机构的工作时间开始计入《公证法》第十八条第五项规定的实习时间，此前工作时间不得计入。

第七条 申领《公证员助理工作证》，可由本人向所在公证机构提出申请，经公证机构审查后报协会审批。

第八条 申领《公证员助理工作证》，须向协会提交下列材料：

（一）公证员助理申请表（一式二份）；

（二）居民身份证复印件；

（三）用工关系证明；

（四）学历证书复印件；

（五）近期一寸免冠照片三张。

第九条 协会应当自收到报审材料之日起十五个工作日完成审批。对符合规定条件的，核发《公证员助理工作证》；对不符合规定条件的，应当退回报审材料并告知公证机构不予核发《公证员助理工作证》的理由。

第十条 公证员助理变更公证机构的，新公证机构应将其原《公证员助理工作证》交协会办理变更登记手续。

公证员助理因辞职、调离、解除用工关系等原因不再从事助理工作的，公证机构应收回其《公证员助理工作证》，并交协会注销。

第十一条 公证员助理的培训：

（一）公证机构应当根据实际情况制定公证员助理的培训计划，包括职业道德、公证实务等方面，并向协会备案；

（二）公证员助理可以参与协会每年举办的公证员职业道德、业务培训；

（三）公证员助理应当参加协会定期举办的公证员助理职业道德、业务培训。

第十二条 公证机构应当将公证员助理纳入其年度考核工作体系，考核工作可以与公证员考核同步进行。

公证机构应当将公证员助理的年度考核结果报协会备案。

第十三条 协会应当建立公证员助理的综合评价档案，内容包括培训情况、执业表现、年度考核结果等。

对综合评价不合格的公证员助理，协会有权暂缓或取消其参加次年中国公证协会举办的公证员任职前培训的资格。

公证员助理向公证机构提出申报公证员的推荐申请时，必须向公证机构一并提交协会的综合评价档案。

第十四条 协会应当另行制定公证员助理的奖惩规定和激励机制。

第十五条 公证员助理有违反本办法行为的，公证机构应给予其责令改正、暂停工作或解除用工关系等处理，并报协会备案。

第十六条 公证员助理因过错导致公证赔偿的，公证机构负责赔偿后，可向其追偿部分赔偿费用。

第十七条 本办法由协会负责解释。

第十八条 本办法自二○一三年十一月一日起施行。

 

 

 

 

 

 

关于制定《上海市公证员

助理管理办法（试行）》的说明

 

为形成本市公证行业公证员助理（以下简称“助理”）较为规范、统一的准入机制，加强对助理的管理，规范助理的行为，协会行业发展委员经过多次讨论、修改，提出了以下《上海市公证员助理管理办法（试行）》（讨论稿）。现就有关情况说明如下：

一、办法规定了担任助理的基本条件，但对助理不予分级，这既便于行业的统一规范，也不影响各公证机构对现有助理的管理。

二、与助理建立的劳动关系性质，不同公证机构之间存在较大差别，甚至同一公证机构中各助理之间的劳动关系差别也较大，如有事业编制的、有签订劳动合同的、有实行劳务派遣制的。因此，对助理应与公证机构建立何种劳动关系，办法不做细化规定，而是明确为“与公证机构建立用工关系”，以涵盖各种劳动关系。

三、由于办法将助理的身份直接定位为“协助公证员开展公证业务的工作人员”，因此办法所指“公证员助理”不包括公证机构中从事登记收费、文书装订、档案管理等后勤、辅助人员。同时，对助理的学历也有相应的要求，即大专以上学历（但专业不限）。（注：办法施行前协会已核发《公证员助理工作证》须重新申请核定。）

四、考虑到本市各公证机构之间业务规模不一，本办法对公证员与助理之间的数量比不做限制性规定，仅做合理性的原则要求，由各公证机构根据自身情况合理配备助理数量。

五、在公证实践中，助理协助公证员开展公证业务的范围较大，因此办法对助理可以做什么不予罗列，而对助理不能做什么进行细化规定，这既有利于各公证机构参照执行，也为公证事项在涉及助理的行为发生争议时提供了一个较为清晰的界定。

六、办法明确了协会是《公证员助理工作证》制作、核发、注销的管理主体，便于协会掌握各公证机构助理的基本信息及变动情况。同时，明确了公证员助理在申报公证员时，对其实习时间应以《公证员助理工作证》核发之日起开始计算。（注：1、办法第六条第二款所指“公证员助理”是指在办法正式施行后与公证机构新建立用工关系的助理，在办法施行前已与公证机构建立用工关系的公证员助理不适用该款）

七、为规范助理的职业道德，提高他们的业务水准，办法规定了公证机构应当制定助理的培训计划，并向协会备案。同时明确，助理可以参与协会举办的公证员职业道德、业务培训，并应当参加协会专门组织的助理培训。

八、办法明确了公证机构对助理必须进行年度考核，同时为保证助理考核工作的严肃、规范进行，要求公证机构应将年度考核结果报协会备案。

九、办法规定协会应当建立助理的综合评价档案，在此基础上赋予协会对不合格助理参加公证员任职前培训享有否决权，体现了协会对助理的行业管理力度，有利于规范公证员的准入机制。

十、为提高助理对公证机构和公证行业的认同感、归属感，激发他们从事公证工作的荣誉感，同时为体现权利和义务的一致性，办法规定协会应当制定助理的奖惩制度和激励机制。（注：在相关奖惩制度和激励机制出台前，协会有权参照现有公证员的奖惩制度和激励机制，对助理予以奖惩）

十一、办法明确了公证机构对违规助理的处理权和公证赔偿的部分追偿权，有利于提高助理的工作责任意识。

十二、本办法由协会制定，解释权也归于协会。