一场与时间赛跑的公证创新实践——宝山公证处“容缺+极速”助力企业破局海外签约危机

日期：2025-07-14

在传统公证办理中，材料不全、证明缺失常让申请人陷入“来回跑”“多次补”的困境。为切实解决这一痛点，宝山公证处积极响应司法部“公证规范优质”行动要求，创新推出“优速通”公证服务体系，其中“容缺受理”机制以“材料暂缺不影响受理”的突破性举措，成为惠民利企服务中的一大亮点。

企业紧急合同公证，容缺机制化解燃眉之急

近日，上海某科技公司因海外新能源项目合作，需在协议签署截止日前完成授权委托书公证。然而，企业不慎遗失营业执照正副本，按常规流程需先补办证件并登报声明（至少7个工作日），但国际合作方要求的签约截止日仅剩3天。若无法按时提供公证书，企业将面临高额违约金及项目流产风险，直接损失预估超千万元。面对企业“等不起”的困境，宝山公证处启动“涉企公证应急响应机制”，通过容缺受理、绿色通道、极速出证三步闭环操作，将原本需7个工作日的流程压缩至48小时内完成。

举措一：容缺受理

——以数据核验替代原件审查

企业虽无法提供营业执照原件，但提交了法定代表人签署的《营业执照遗失补领申请报告》、法定代表人身份证明、授权委托书及代理人身份证复印件。公证员通过国家企业信用信息公示系统核验企业登记信息，确认其合法存续状态，并留存系统截图作为辅助证明材料，根据“容缺受理”机制决定先行受理申请，同时指导企业通过“一网通办”平台提交营业执照补办申请，并协调市场监管部门加急处理。

举措二：绿色通道+专人对接

——全流程“零延误”

考虑到企业需求的紧迫性，公证处立即启动“优企专定制”服务流程，即开通企业绿色通道，优先安排审核、出证环节，于受理当日完成询问笔录制作、公证文书起草及审批流程，指定公证人员“一对一”跟进，全程指导企业准备补充材料，并协助与市场监管部门、邮政快递对接。

举措三：当日出证+上门送达

——最后一公里“极速达”

在企业补交营业执照补办材料后，公证处立即启动“即时出证”程序，核验无误后当日出具公证书。为避免物流延误，安排公证人员提供上门送证服务，确保公证书在签约前48小时精准送达企业。

容缺受理机制：以“信任”换“效率”，让服务更有温度

宝山公证处的“容缺受理”机制并非“无原则放宽”，而是建立在严格规范与风险可控基础上的创新服务：

清单化管理：严格对照《公证事项证明材料清单（2023 版）》和《上海市公证办理提速清单(2024 年版)》，明确“主要材料齐全、次要材料可补”的受理标准，杜绝“随意容缺”；

全过程留痕：对容缺事项单独登记，公证员需记录材料补交进度，确保公证程序合法合规；

动态化服务：针对老年人、残疾人、企业等不同群体需求，灵活调整容缺范围，如为境外当事人提供中英双语材料指导，为台胞侨眷开通涉外公证绿色通道。

“容缺受理”的核心突破，在于颠覆传统公证“机械审查材料”的思维定式，转向“以群众需求为中心、以风险控制为底线”的服务逻辑。自“容缺受理”机制实施以来，宝山公证处已为超1000名当事人提供便利，某企业负责人感慨：“过去办公证要跑三四趟，现在‘缺件也能办’，省时省力更省心！”今后，宝山公证处将持续深化“优速通”服务体系，以“容缺受理”为切入点，推动公证服务从“能办”向“好办”“快办”转变，以创新服务激活营商环境“一池春水”。