第5期

上海市公证协会                      2013年11月25日

认真组织    积极应对

公证行业确保“公益活动月”活动顺利进行

随着老龄社会的来临，老年人对安排好自己的身后事，特别是按照自己的意愿处分财产的需求十分迫切。市公证协会为了弘扬中华民族敬老爱老的传统美德，保障老年人的合法权益，预防家庭财产传承纠纷，发挥公证行业在构建“和谐社会”中的积极作用，本着牢固树立群众观念，打造行业公信力，展现行业社会责任意识，以实际行动积极争创新一届文明行业。经协会理事会决定，今年十月在全市21家公证处举行“为老年人免费保管遗嘱和办理遗嘱公证”公益服务月（活动内容为80周岁以上的老年人开展免费办理遗嘱公证、为60周岁以上的老年人办理免费遗嘱保管）活动。此次活动是上海市公证行业深入贯彻群众路线，服务民生的重要举措。截至10月31日，全市公证免费遗嘱和遗嘱保管预约数量达1万2千余件，活动取得了良好的社会效果。

一、举行业之力对“公益服务月”活动认真筹备、广泛宣传。

为了成功举办此次活动，协会组织相关专门委员会多次讨论、广做调研，对内、对外都做好充足准备。一是对内做好周密的筹备工作。首先经协会理事会讨论并通过了《关于本市公证行业推出“为老年人免费办理遗嘱公证和保管遗嘱”公益服务月的活动方案》、《公证机构办理遗嘱保管事务的指导意见（试行）》、《上海市公证协会遗嘱库遗嘱对外查询办法》三项文件。其次，于9月4日，对全市21家公证处的主任、公证员、助理近80人进行了专门培训，统一下发免费办理遗嘱公证、遗嘱保管预约登记办法等办证格式，指导公证人员办理相关事务。再次，重新设计公证业务系统软件，确保每天上报、统计全市公证处受理预约情况和数量的准确，做到活动情况时时跟踪。二是对外做好宣传工作。为了让更多的市民知晓本次公益活动内容，公证协会编印并向社会公开发放《公益服务月活动指南》、《公证遗嘱服务指南》、《遗嘱保管服务指南》等宣传手册，召开了新闻发布会，参与广播电台活动，通过电视、广播、网络等媒体的宣传，使百姓知晓了办理遗嘱公证的时间、地点、预约方式等事项，营造活动氛围。与报社签订宣传工作协议，全程分阶段有重点地向社会传达并详细介绍本次活动的具体情况，扩大活动影响面。

二、公证处克服困难采取多种措施，确保活动顺利进行。

经过对“公益服务月”活动的广泛宣传，社会知晓度较高，受到群众热烈欢迎，并且参与的热情高涨。为了确保活动顺利进行，一是提前制定了预案，确保活动忙中不乱。比如徐汇公证处针对大等候人流量，马上启动预案，增加了多名接待咨询的工作人员，同时微调了登记流程，在接待人员进行筛查后，加快登记的速度，将案件分流到各公证员手中，由公证员与当事人分别联系，缓解了群众等候的焦虑。二是想方设法，为活动提供充分的接待场所和后勤保障。虹口、闸北、浦东公证处等另行借用专门接待场所，以满足群众需求。一些接待场地较小的公证处如杨浦公证处压缩行政人员的工作场所，留出场所用于接待。长宁、闵行公证处增配了急救医疗用品和服务人员、增加了安保措施、联系了附近医院的医护人员，对防止人多拥挤可能造成事故的意外突发情况做好充分准备。三是针对公证免费预约的火爆行情，公证处积极调配人手，力争明年一季度内全部办结。据统计，预约数量超千件的公证处共6家，分别是浦东公证处（1577件）、普陀公证处（1419件）、杨浦公证处（1366件）、长宁公证处（1337件）、徐汇公证处（1059件）、闸北公证处（1043件）。目前各公证处特别是受理量较大的几家公证处正积极调配办证人员加班加点做好这项工作，有的公证员主动加班到凌晨，争取明年一季度内全部办理完毕。

三、做好活动后续工作，总结经验，探索此项服务常态化、制度化。

针对一些公证处受理的公证免费遗嘱和遗嘱保管预约比较集中的、量大的情况，协会将积极协调，采取分流的办法来处理、消化，尽量压缩办理时间，做到“件件预约都落实”。由于此活动作为党的群众路线教育实践活动推出的为民服务举措，回应了群众需求，因此受到了社会和上级部门的肯定和欢迎，群众呼吁希望此项服务措施能长期举办。协会将以此次活动为契机，认真总结为民服务经验，积极探索此项活动的常态化、制度化。