沪公协（2013）第27号

关于印发《公证质量

检查标准（试行）》的通知

 

各公证处：

《公证质量检查标准（试行）》经协会四届第七次理事会审议通过，现印发给你们。请各公证处组织公证人员学习，并贯彻执行。

 

 

2013年7月15日

 

送：市司法局公管处

 

 

 

 

 

 

 

公证质量检查标准（试行）

（2013年7月11日上海市公证协会四届第七次理事会审议通过）

 

第一条    本市公证质量检查的评定等级分为优良、合格、基本合格、不合格。

第二条   公证卷宗符合下列条件的为优良：

（一）    公证文书制作规范，认定事实清楚，适用法律正确，公证证词无文字（译文）差错；

（二）  申请表、受理回执、送达回执等材料齐全，填写正确；

（三）  代理申办公证的，代理行为合法且代理证明齐全；

（四）  当事人身份真实，具有相应的资格和民事行为能力，身份证件和相关资格证明材料齐全；

（五）  告知书、询问笔录、工作记录、现场记录制作规范；

（六）  出证依据的证明材料齐全，核实的方式和程序规范；

（七）  办证程序符合规定，审批、出证程序规范。；

（八）  公证卷宗装订规范，归档时间符合规定。

第三条  公证卷宗有下例错误情形一至三项的为合格：

（一）  公证证词表述或者有文字（译文）差错，公证书格式适用不规范，制作不规范，但不影响公证书效力；

（二）  被证明的文书内容不完整或者文字表述不当，且公证卷宗内无公证承办人员已要求当事人修改而被当事人拒绝的相关工作记录；

（三）  申请表或者其他申请材料内容填写不规范，但不影响申请事实的成立；

（四） 代理申办公证的，代理证明材料不规范，但不影响代理行为的成立；

（五）  当事人的身份证件或者资格证明材料不规范；

（六）  告知书、询问笔录、工作记录、现场记录内容过于简单，针对性不强；

（七）  出证依据的证明材料不充分，但不影响公证书效力；

（八）  核实材料制作不规范，但不影响核实结论；

（九）  按照办证规则进行照相、录像、录音、下载、刻盘，但音像资料或者电子数据制作不规范；

（十）  办证规则要求公证员亲自办理而没有全程亲自办理；

（十一）公证书出具日期、现场宣读公证证词日期、审批日期、免批签发日期不符合规定，但不影响公证书效力；

（十二）公证卷宗内材料装订顺序颠倒；

（十三）公证卷宗内有其他一般错误情形的。

第四条  公证卷宗有下例错误情形一至三项，或者有合格类错误情形四项的为基本合格：

（一）  公证证词对主要事实有文字（译文）差错，公证证词表述与当事人实际行为或者事实不一致，但已采取补正措施，不影响公证书效力；公证书上公证员签名章与承办公证员不一致；公证卷宗内公证书上无公证员签名章或者公证处印章；

（二）  被证明文书以合法形式掩盖其真实目的，规避法律、法规；

（三）申请表或者其他申请材料中缺少主要申请内容，或者申请表上无申请人签名或者印章；

（四）  代理申办公证的，代理证明材料不齐全，有欠缺或者瑕疵；

（五）  当事人的身份证件或者资格证明材料不齐全，有欠缺或者瑕疵；

（六）  告知书、询问笔录、工作记录、现场记录制作不规范，或者询问笔录修改之处无被询问人的签名（指纹）、印鉴，或者没有按照办证规则要求在场人员在询问笔录、现场记录上签名；

（七）  出证依据的证明材料有欠缺或者瑕疵，但不影响公证书效力；

（八）  核实的方式和程序不规范，或者未按照办证规则进行核实，但不影响公证书效力；

（九）  没有按照办证规则进行照相、录像、录音、下载、刻盘，但不影响公证书效力；

（十）  公证事项由没有相应公证业务资格的公证员办理；

（十一）出证或者审批程序不规范，但不影响公证书效力；

（十二）公证事项不属于执业区域内的证明业务或者相关法律事务；

（十三）不予公证或者终止公证的，公证卷宗内无相关审批表或者书面告知记录；

（十四）公证卷宗装订不规范，或者归档日期不符合规定。

（十五）公证卷宗内有其他较重错误情形的。

第五条  公证卷宗有下例错误情形之一的为不合格：

（一）  公证书对主要事实认定存在错误，或者在法律上或者逻辑上存在明显错误，或者公证证词在文字上存在严重差错，直接影响公证书效力；

（二）  被证明文书严重违反法律、法规；

（三）  公证卷宗内无申请表或者其他申请材料；

（四）  代理申办公证，代理行为不合法或者公证卷宗内无代理证明材料；

（五）  公证卷宗内无当事人身份证件或者资格证明材料，且没有备注记录；

（六）  没有按照办证规则制作告知书、询问笔录、工作记录、现场记录，直接影响公证书效力；

（七）  公证卷宗内无出证依据的证明材料，且没有备注记录；

（八）  没有按照办证规则进行核实，直接影响公证书效力；

（九）  没有按照办证规则进行照相、录像、录音、下载、刻盘，直接影响公证书效力；

（十）  公证事项由非本处公证人员办理；

（十一）公证卷宗内无承办公证员的审核记载；

（十二）出证或者审批程序违反规定，直接影响公证书效力；

（十三）公证卷宗内有其他严重错误情形的。

第六条 本标准为本市公证行业内公证卷宗质量检查的评定标准，不得作为认定错误公证书和公证赔偿责任的依据。

第七条    本标准由上海市公证协会负责解释。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

关于《公证质量检查标准》的说明

 

为了保证公证质量，规范公证卷宗质量检查工作，根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》，以及中国公证协会《公证质量评价标准（试行）》的规定，在市公证协会2009年的《公证质量检查标准（试行）》的基础上，结合近几年本市公证卷宗质量检查的实际情况，并经多次讨论和征求意见，协会业务指导委员会起草了《公证质量检查标准》。现作说明如下：

一、关于质量等级分类

中公协将公证质量等级分为合格、基本合格、不合格三类，市公协以前分为优良、合格、基本合格、不合格四类。建议还是采用四等级的分类，理由有两点：一是如按照中公协的三等级分类，检查的结果是基本合格占多数了，合格占少数了，因为三等级把一般错误情形和较重错误情形都归入基本合格了；二是本市以前都是四等级分类的，基本合格的比例很少，如增加很多，各公证处和司法局都有想法。

三、关于分类标准

本质量标准等级分类主要从错误情形的程度和数量上进行区分：一般错误情形在三个以内为合格，达到四个就为基本合格，较重错误情形有一个就为基本合格，严重错误情形有一个就是不合格。公证质量的具体评判标准按照公证法、公证程序规则、办证规则的相关规定，本标准不作具体规定。

四、错误情形分类说明

（一）本次修订采用例举加兜底的方式，对常见的错误情形采用例举方式，对没有例举的错误情形采用兜底方式。

1. 公证证词（译文）。一般文字差错为合格；主要事实有差错但已补正等情形，且不影响公证书效力的为基本合格；公证书有严重差错，直接影响公证书效力的为不合格。

2. 被证明文书。内容不规范为合格；用合法形式掩盖其他目的为基本合格；内容严重违法为不合格。

3. 公证申请。填写不规范的为合格；缺少主要内容或者申请表（申请材料）上无申请人签名的为基本合格；没有申请表或者申请材料的为不合格。

4. 代理申办公证。代理证明不规范的为合格；代理证明有欠缺或者瑕疵的为基本合格；代理不合法或者没有代理证明材料的为不合格。

5. 当事人身份证件和资格证明。有材料而不规范的为合格；材料有欠缺或者瑕疵的为基本合格；没有相关证明材料且无备注的为不合格。

6. 告知书、询问笔录、工作记录、现场记录内容简单的为合格；制作不规范且不影响公证书效力的为基本合格；未按照办证规则制作直接影响公证书效力的为不合格。

7. 出证依据。证明材料不充分的为合格；主要材料欠缺或者有瑕疵的为基本合格；没有证明材料且无备注的为不合格。

8. 核实材料。制作不规范的为合格；核实的方式和程序不规范，或者未按照办证规则进行核实，但不影响公证书效力的；未按照办证规则进行核实，直接影响公证书效力的为不合格。

9. 照相、录像、录音、下载、刻盘。制作不规范的为合格；没有按照办证规则进行照相、录像、录音、下载、刻盘，但不影响公证书效力的为基本合格；未制作而直接影响公证书效力的为不合格。

10. 办证程序。办证规则要求公证员亲自办理而没有全程亲自办理的为合格；公证事项由没有相应公证业务资格的公证员承办的为基本合格；公证事项由非本处公证人员办理，或者公证卷宗内无承办公证员审核记载，或者其他严重违反办证规则的为不合格。

11. 出证审批。日期不规范的为合格；程序不规范但不影响公证书效力的为基本合格；直接影响公证书效力的为不合格。

12. 装订归档。装订顺序颠倒的为合格；装订不规范且归档时间不符合规定的为基本合格。

13. 公证事项不属于执业区域内的证明业务或者相关法律事务的为基本合格。

14. 不予公证或者终止公证的，公证卷宗内无相关审批表或者书面告知记录的为基本合格。

（二）考虑到公证业务的不断发展，以及公证卷宗中错误情形的复杂性，本规定在合格、基本合格、不合格中都规定了兜底条款，这有利于公证卷宗检查中对错误情形的认定。